Nos conocemos?

El lunes fuí a una sesión sobre cómo comunicar mejor, cómo hacer más efectivas la difusión de nuestras ideas. Asistí porque pensé que me podría ayudar de cara a explicar mejor qué figura profesional soy (Gestor de contenidos documentales o Content Curator) y a qué me dedico, o a qué me quiero dedicar, de cara a encontrar trabajo.

Todo el que decía el profesor tenía mucho sentido. Yo asentía en muchas cosas que decía y me daba cuenta de que yo había llegado a las mismas conclusiones que él de forma lógica. Tengo una formación documental, pero todo lo que él contaba a nivel de comunicación yo ya lo había dado por supuesto.

En una parte de la sesión hablamos de Twitter y de las ventajas y riesgos que conllevan las redes sociales. Riesgos en el sentido de que el usuario puede que no se de cuenta, pero deja una huella digital que puede ser favorable o desfavorable. Decía el profesor que un mal tweet, o un tweet erroneo te puede crear problemas (sobre todo me refiero a tweets polémicos o de muy mal gusto por parte de políticos o altos cargos)

Creo que aún no somos muy conscientes del alcance de Twitter o el microblogging. Yo creo que no vale todo, no se puede contar ni expresar todo, y menos si eres un cargo con responsabilidad porque el acceso a Twitter es abierto. Aparte de eso, los diversos tweets también definen a las personas, los demás usuarios se pueden hacer una vaga idea de sus opiniones por lo que expresa. 

Por eso digo, y coincido con el profesor, que aún no dominamos bien las redes sociales, y eso hace que no seamos conscientes del gran impacto del microblogging, tanto para difundir como para captar las opiniones de los demás.

RSC

Yo creo que la Responsabilidad Social, o la marca social asociada a la marca corporativa es algo que se empieza a ver y que podría extenderse en unos años. 

Bajo qué idea? Bajo la idea de que las marcas corporativas deben de tener una marca social asociada a sus valores como empresa para poder diferenciarse de las demás. Yo, parto de la base de que detrás de cada empresa hay una historia personal sobre cuáles fueron los valores que la construyeron y/o sustentaron, o una historia propia. Y esos valores deberían constituir el hilo argumental o el nexo mediante el cual las empresas se diferencian las unas de las otras aunque tengan la misma actividad.

Por eso para mí es tan importante la documentación, porque es la que nos ayuda a entendernos, a hacernos diferentes los unos de los otros, y de esa identidad también nace la marca social, la vertiente más próxima al usuario, la que invita al usuario a unirse y compartir sus ideas o sus formas de ver la empresa desde fuera. De esta forma obtenemos un valor más de análisis muy próximo, real, y humano.

Para mí, como ya he dicho, la marca social va ligada a la documentación, la identidad, la personalidad y la creatividad y/o originalidad. 

La gran desconocida

Como sabéis tengo formación documental. Soy de los que cree que el ámbito documental en cuanto a archivo, gestión y utilización de la propia documentación para innovar y crear nuevos procesos es un gran activo.

Para mí la documentación es valor añadido, es la que permite identificar valores, actitudes, objetivos que van cambiando a lo largo del tiempo. Sobre todo a nivel empresarial, ya que soy de los que piensa que los valores, la misión y los objetivos crean una especie de hilo argumental o hilo conductor que es el que permite asociar los valores a las acciones empresariales, a parte de potenciar la identidad y diferenciación del resto de empresas del mismo sector.

De ahí la importancia del conocimiento de la documentación en las empresas, porque es la que permite generar valor añadido y crear una responsabilidad social que conecta con el usuario y con los valores fundacionales. Siempre digo que detrás de una empresa hay una historia, con unas motivaciones, y eso es lo que las diferencia y lo que hay que potenciar.

ETL

Hasta hace nos días, yo desconocía lo que eran las herramientas ETL. Hasta que lo descubrí leyendo unos artículos que me enviaron para descargar por internet. 

Cuando leí lo que querían decir las siglas ETL (Extract, Transform, Load) Pensé en otra cosa, en la capacidad para extraer datos, trabajar sobre ellos en cuanto a establecer nuevos contenidos o nuevo conocimiento y difundir vía redes sociales o cualquier plataforma virtual. 

No era bien lo que yo creía aunque podría serlo, tampoco iba muy desencaminado. Las herramientas ETL permiten filtrar los datos que llegan a través de las redes sociales. Este aspecto es muy importante porque como ya dije en otros artículos, en las empresas, a parte de la ingesta documental, se le suma la ingesta de datos, por eso es importante que haya aplicaciones informáticas que permitan un filtraje fiable, y por esto a me refiero a que con el filtraje no se pierda información importante.

Si no he entendido mal, las herramientas ETL, son o utilizan metadatos, parámetros previamente diseñados para filtrar los datos. Imagino que estos metadatos serían extrapolables o aplicables a los que se deberían utilizar para filtrar todo lo referente a documentación empresarial, la documentación interna de la empresa.

Por tanto, yo creo que ese filtraje de metadatos, ese ETL, al final puede llevar a la extracción de datos, para poder trabajar sobre ellos en entornos colaborativos y finalmente poder cargar o difundir la información que interesa para hacerla llegar al usuario. 

Problemas y soluciones

Cuando estudiaba el Máster en Gestión Documental, los profesores nos decían que uno de los problemas que existen en las organizaciones es la ingesta documental. La acumulación de documentos, con lo cual es my difícil poder acceder y gestionar la información.

Este es un problema latente desde hace muchos años. Gracias a los gestores documentales y a la implantación de Sistemas de Gestión Documental en las empresas, se puede paliar y/o disminuir su efecto, pero aún queda mucho trabajo por hacer porque hoy en día, existen muchos soportes documentals que contienen información, y el reto está en poder gestionarlos de una forma más simple dentro de un Sistema de Gestión Documental.

A este aspecto, ahora se le suma otro problema para las organizaciones, la ingesta masiva de datos. Cada vez más crearemos y consumiremos datos porque cada vez es más fácil el acceso a ellos, con lo cual es necesario establecer políticas que nos ayuden a gestionar los datos de una forma más eficaz y segura.

Yo creo que estos dos problemas de ingesta van unidos. Es decir, por un lado hay que gestionar la documentación existente, almacenarla, preservarla y extraer los datos necesarios. Por otro lado hay que planificar un sistema que permita extraer y gestionar los datos necesarios para la organización y/o empresa de cara a que sea más fácil su acceso y gestión, teniendo en cuenta su acceso y seguridad.

Storytelling

O la importancia de un hilo argumental coherente...

Soy prácticamente nuevo en el mundo del curador de contenidos. Me parece un mundo apasionante en el que los documentalistas tenemos mucho que decir y mucho que aportar por la base documental que tenemos.

Tal y como yo veo las cosas, me doy cuenta de que el curador de contenidos está muy enfocado al contacto con las redes sociales, a la captación de la información desde fuera. Eso es totalmente cierto, y representa una pata de la mesa. Pero yo creo que hay otra pata de la que no se habla tanto y para mí es bastante importante. 

Se trata del conocimiento de la documentación imprescindible de la empresa, sin la que esta no sería nada. Porque entiendo que sin identidad es imposible establecer diálogos o posicionarse. Por eso, cada vez más, las empresas explican en su página web quiénes son y a qué se dedican, todo y que yo lo encuentro insuficiente, porque parece que todas tengan el mismo origen y no es así.

El content curator puede ayudar a la creación de un storytelling, un hilo argumental narrativo o visual en el que se integran los valores importantes de la empresa que la diferencian de las demás. Y de ahí, la importancia de la documentación para la creación de contenidos, independientemente de la otra vertiente más social que consiste en saber escuchar al usuario. Crear estructuras más simples que permitan captar y difundir información para poder adaptarse mejor a una sociedad muy cambiante.

Renovarse

Hace más de un año acudí a las últimas jornadas Innova.doc sobre documentación y innovación. En ese momento se presentaba la norma ISO 30300, bajo el lema "Archiveros, nos reinventamos?" 

Está claro que hay que reinventarse, adaptarse a los nuevos tiempos y a las nuevas tecnologías. Aunque yo no creo que nos reinventemos, sencillamente nos adaptamos a los cambios y creamos nuevas figuras documentales que son perfectamente compatibles con las ya existentes puesto que para cada una hay una función en un ámbito distinto.

Dentro del mundo documental existe la figura del archivero, el documentalista o gestor documental y ahora aparece una nueva figura aún por configurar, el content curator o curador de contenidos. Todas estas figuras son una evolución del clásico archivero y de la evolución de la tecnología.

El curador de contenidos, tal y como yo lo veo, es aquel que se encarga de filtrar los datos, la información existente, ya sea la que se crea o se recibe dentro de los canales de información, llámese redes sociales o intranets, para poder trabajar sobre ellas de una forma eficiente y crear nuevo contenido.

Esta nueva figura será la encargada de configurar la cara visible de la empresa, de dar a conocer sus valores, sus objetivos que la hacen diferente a los demás. El futuro pasa por estructuras mucho más simples, puesto que la adaptación es mucho más sencilla, y por el cambio de factores de vigilancia, lo importante es la persona porque todo está hecho por y para las personas, no para los grupos. 

El content curator debería procurar esa simplicidad en el diálogo, ayudar a crear estructuras más humanas, más simples, más personalizadas a través de los muchos canales existentes. La web 3.0 ayudará a consolidar este modelo, o así lo veo yo, puesto que las relaciones y aplicaciones móviles serán más personalizadas, destinadas a captar y difundir la información que se necesita. 

Content curator

El curador de contenidos es una profesión no muy conocida aún en las empresas. Se dedica precisamente, a elaborar contenidos para la web de una forma fiable, real y accesible. Remarco mucho estos tres conceptos porque hoy en día no es suficiente con seleccionar cualquier información o contenido. Debemos tener en cuenta que parte de lo que pongamos será la cara visible de la empresa y sería interesante que ligara con la misión, los valores y los objetivos de la empresa, el storytelling propio, por decirlo de algún modo que es el que nos diferenciará de los demás.

En qué aspectos se debería basar un content curator? Para mí hay dos aspectos básicos:

La propia documentación empresarial, la que nos ayudará a saber y conocer nuestra identidad. Qué somos? Qué hacemos? A quién nos dirigimos, entre otros aspectos. Esto que parece tan simple no lo es, porque es lo que nos va a diferenciar de las demás empresas porque cada una tiene un origen, una historia distinta que contar, un hilo argumental entre el por qué o para qué se creó la empresa y qué es ahora. 

El segundo aspecto básico son los canales de comunicación, las redes sociales, las app, y el hacer partícipe a los demás con el fin de conocer de primera mano qué visión tienen de nosotros, de una forma más personal y cómo poder mejorar, ser más cercanos a los demás. 

Hay que tener en cuenta que, hoy en día la participación en redes sociales es masiva y por tanto, hace falta filtrar los datos para que se puedan trabajar a posteriori. Para eso habría que definir una estructura de metadatos antes de abrir el canal de participación exterior.

Para mí, content curator es una profesión totalmente compatible con un Project Manager ya que las funciones son distintas. Un curador de contenidos puede ser un buen trampolín para los gestores documentales que intentamos abrirnos paso en el mundo documental. Un mundo tan cambiante por el que hemos pasado de gestionar documentación en diversos soportes a gestionar datos. 

Design innovation

O lo que es lo mismo, innovación centrada en el usuario. Es decir, cómo a partir del estudio del usuario, de lo que dice, de su huella digital, una empresa puede innovar y adaptarse a los gustos del cliente o usuario.

Cómo llegar al Design innovation? 

Yo creo que es una mezcla entre aquello que somos, la identidad de la empresa, su visión, sus objetivos y concepto de marca y lo que quieren o buscan los clientes o usuarios de la citada empresa.

Cómo establecer aquello que somos, nuestra identidad? A través de la documentación empresarial, que es la que permitirá desarrollar nuestro propio storytelling. Conocer nuestra misión y nuestros valores y poder difundirlo a través de las redes sociales y dejar que los usuarios o clientes dejen su huella digital, sus opiniones, sus gustos...

De esta forma, a través de un análisis más personal, y tomando como factor de vigilancia competitiva la persona, en sí, y no lo grupos. Tratando de una forma más personal y humana, los datos, conseguiremos (o así lo creo yo) una innovación centrada en la persona, en el usuario, con la consiguiente fidelización, porque el usuario verá una marca personalizada, con valores, que la diferencia de los demás.

Creo que para que la innovación centrada en el usuario sea posible, las empresas deben conocer y valorar su propia documentación, su propia historia personal para poder "contarla" o difundir a través de las redes sociales, ya sea a través de casos de éxito, gamificación, engagement....

Recursos humanos

Llevo tiempo en búsqueda activa de empleo dentro de mi sector, el documental, aunque es un mundo tan cambiante que ya no sé ni cómo llamarme, si gestor documental, gestor del conocimiento, social media....Lo bueno de todo esto es que es un campo muy abierto con bastantes posibilidades siempre y cuando nos reinventemos.

Hace pocos días me di cuenta de que en realidad todos somos recursos humanos. Me voy a explicar;

En este mundo tan tecnológico en el que vivimos, en el que el acceso a la información es tan fácil, tanto empleador como empleado o aspirante a empleado buscan y seleccionan las mejores empresas/candidatos. Los recursos humanos siempre han sido unidireccionales, pero ahora se han convertido en bidireccionales porque tanto la empresa como el candidato buscan referencias del sitio al que optan, ya sean buenas o malas.

Por tanto, el acceso a la información es bueno porque permite acceder a mucha capacidad de información, pero no es tan bueno en el sentido de que pueden saber muchas cosas de nosotros que quizás no queremos que se sepan, y no hablo sólo de búsqueda de candidatos, si no, de los propios usuarios hacia las empresas.

Cuál es la solución entonces? Ponerlo fácil, ser proactivo, adelantarnos a la búsqueda en internet y poner aquella información o enlaces que nos pueden beneficiar antes que busquen por nosotros (en los dos casos).

Quizás aún no somos muy conscientes del poder de la búsqueda en internet, pero, creo y me reafirmo en que a día de hoy, recursos humanos somos todos.

Ya ampliaré la reflexión.

No escuchan

Si algunas empresas escucharan más a sus clientes, las cosas les irían mejor de lo que les va. Esto lo digo por un artículo que leí hace muy poco sobre la escucha activa y como, si las organizaciones aprovecharan mejor el lenguaje o la información que hay en las redes sociales o en sus propios espacios personales o canales de comunicación, las cosas les irían mejor. Por lo menos acertarían más en las decisiones.

Y eso que hay empresas, cada vez más, que tienen una app en la que informan a sus clientes de las actividades que hacen, sus novedades...Pero no es suficiente porque lo que hacen es una difusión de su información, de aquello que hacen para captar al cliente, y eso está bien, pero es difusión 1.0, y la que es necesaria es la 2.0, es decir:

Difundir aquellos valores /actividades/servicios que quieres hacer llegar a los demás, pero también captar la información que te interesa, acotarla, para poder trabajar sobre ella y mejorar tus servicios.

A medio plazo, las empresas necesitarán la colaboración de los usuarios / clientes para poder captar las diversas tendencias de mercado y adaptarse a ellas. Será necesario un conocimiento compartido para poder adaptarse y innovar

La participación de las personas en las empresas como nuevo factor de vigilancia que aporta conocimiento externo? 

Hacia dónde?

Vivimos en un mundo globalizado, en el que todo se parece aunque cambie la ciudad, el paisaje, o un nombre. Yo creo que este modelo en el que todo es parecido, está empezando a cambiar y tendemos a ir hacia un mundo mucho más simple y personalizado aunque ahora no nos lo parezca.

Las nuevas tecnologías, las redes sociales empujan hacia esa personalización del individuo, de las empresas. Se pide una simplificación, una diferenciación de los demás para poder saber en qué te diferencias y por qué eres distinto a los demás.

En los procesos de selección, se pide esta diferenciación. Ya no cuenta tanto, los estudios que tienes, que sí, si no que también, cómo eres y en qué te diferencias, qué sabes hacer, en qué sobresales y eres bueno. Yo no sé, hasta que punto, en un futuro, los procesos de selección de personal, priorizarán lo que eres y sabes hacer, en qué eres bueno, antes que la formación académica, que es importante.

Por tanto, creo que vamos hacia un mundo más personal, más humano, más compartido y identitario. Me voy a explicar...

Humano: Tal y como yo veo el mundo, las aplicaciones tecnológicas que vienen van a ser más personales, dirigidas a la persona en concreto, así como la forma de relacionarse. muchísimo más simple gracias a las redes sociales. La forma de contactar y de construir deberá ser más humana, fijada en un objetivo más personal y concreto.

Compartido: El futuro es personal, pero también es compartido. Las empresas deberán adaptarse a un diálogo mucho más simple con el usuario y aceptar que éstos son piezas clave para el desarrollo de una empresa, marcar nuevas tendencias. El futuro pasa más por la compartición que por la competitividad, que también.

Identitario: En este mundo más tecnológico, simple y personal que yo he pintado, también tiene cabida la identidad. Una persona sin identidad no es nada, y una empresa sin identidad, tampoco. En un futuro, la imagen que proyectan los demás será clave para que nos decantemos por ella, en un momento en que hay muchísima información en la red y no es fácil engañar o dar una imagen distorsionada de la empresa. 

Esa identidad se consigue entendiendo quiénes somos, nuestra propia identidad, sea persona o empresa. A través de nuestra documentación extraemos los valores que podemos transportar y difundir en la red. 

Veremos si mi mundo imaginario se cumple algún día.

Big data

Mucho se habla de Big Data o la gran fuente de información. El acceso a los datos y su reutilización. En una de las asignaturas del Máster en Archivística y Gestión Documental, se tocó el tema de Big Data y la reutilización de los datos.

Bajo mi punto de vista, la reutilización de los datos es positiva porque permite reutilizar información y convertirla, a través de trabajo y estudio, en nueva información. Pero, una de las objecciones o reparos está en el control y seguridad de la información que dejamos abierta.

Es decir, información abierta sí, pero, qué tipo de datos consideramos que pueden ser reutilizabes y accesibles a todo el mundo? Cuáles son los parámetros universales en los que nos basamos para decidir si un dato puede ser abierto o no? No existe un parámetro de valoración porque sería imposible con tanta cantidad de datos, los parámetros con los que se pueda definir deben de ser flexibles porque pueden afectar a información que debe de ser protegida.

Hoy en día circula mucha información, con lo cual, es difícil poder homogeneizar los datos y establecer parámetros con los que se pueda determinar la accesibilidad de la información.

Decía Carlota Bustelo en un debate en LinkedIn, que habría una reunión para establecer criterios de normalización de Open Data y Big Data. Cuestión de difícil aplicación, pero un paso adelante dentro de la buena gestión de la información.