Soportes

Pueden el papel y la tecnología convivir juntos, ser complementarios en cuanto a eficiencia dentro de una organización? Mi respuesta es sí. Los diversos soportes con los que trabajamos pueden ser complementarios unos de otros. Las políticas de conservación y preservación documental pueden ser parecidas, pero los sistemas o estructuras bajo las que se sustentan son distintas.

Gracias al soporte en papel tenemos una larga tradición archivística y un sistema creado en referencia a la clasificación y expurgo de documentos. Toda la documentación debe de estar almacenada en cajas especiales, dentro de un habitáculo con una humedad controlada para evitar problemas de infección por hongos u otras bacterias.

A esta tradición archivística se le suma la aparición de las nuevas tecnologías y con ellas, la llegada de la documentación digital, sin la necesidad de disponer de un archivo físico o tangible. Esto, a priori, puede ser una ventaja, pero no lo es, porque toda la documentación que se almacena necesita un espacio "intangible" donde almacenarla, y la documentación no ocupa espacio físico, pero pesa dependiendo del volúmen documental.

Las nuevas tecnologías han traído nuevo vocabulario, antes inexistente, como metadatos, gestión de documentos, firma electrónica, entre otros, que se ha sumado a toda la estructura archivística y proceso documental que ya existía en soporte papel, con lo cual, para mí, los diversos soportes documentales son complementarios unos de otros porque aglutinan y enriquecen el trabajo documental, aunque no sólo se trata de enriquecer si no de facilitar el trabajo, conseguir que la estructura documental sea más simple y más accesible de cara a un futuro.

Os dejo un video que explica de forma muy visual esta dualidad entre el papel y las nuevas tecnologías.

Papel y tecnología

Competir y/o compartir

Vivimos en un mundo en el que el verbo competir está muy presente en nuestras vidas. Hay que competir con los demás o contra los demás para demostrar que se es más fuerte y más poderoso en vez de compartir, aprender, hacer un sitio o marcar el propio terreno para no tener competidores.

La competitividad es básica en nuestra vida y la aplicamos en nuestro mundo laboral, pero también sería bueno que utilizáramos el verbo compartir como complemento de nuestra actividad laboral. Es decir, se puede competir con otras empresas del mismo sector, pero se sacará más rendimiento si se comparten informaciones, no todas, está claro, siempre habrá información reservada dentro de una empresa, pero es bueno aprender a que no pasa nada si se comparte información con otras empresas porque se fomenta la transparencia, la confianza y se ayuda a crecer.

Yo abogo por unir esos dos verbos, que sean complementarios y que permitan que las empresas no pierdan competitividad pero ganen en simplicidad, en transparencia, en interoperar con el usuario gracias a las nuevas tecnologías y al uso compartido de la información.

Estamos o vivimos un momento en el que la información ya no es propiedad de nadie porque la mayoría de información se puede encontrar en la red, con lo cual, es momento de dejar que los demás ayuden a construir la empresa que queremos, dejar que la personalicen hasta donde se pueda. Abrir el camino a la interoperabilidad y transparencia ayudará a simplificar los procesos y captar mejor las oportunidades.

Marca personal y marca social

De un tiempo a esta parte, hablamos de Marca Personal, o Personal Branding como el concepto que tienen de nosotros, la imagen que ofrecemos a los demás, aquellas cualidades que aprecian los demás, tanto las tangibles, las que conocemos como las que no. 

Las empresas empiezan a buscar entre los candidatos a un puesto de trabajo esa marca personal, examinando el Currículum Vitae en un principio, para posteriormente introducir el nombre del candidato en Google y saber más de la persona en cuestión. Se pasa de la marca personal a la marca social.

Mi opinión es que a nivel empresarial, la linea que separa la marca personal de la social es muy fina, porque creo que deben de ir unidas, ser complementarias. Una marca empresarial que tenga una faceta social, captará mejor las necesidades de su entorno, invertirá más en ellas, por lo tanto, ser o convertirse en una marca más social, aporta ventajas porque simplifica el mensaje de la empresa siempre que éstos tengan claro  qué mensaje quieren difundir.

Las redes sociales ayudan a construir esta marca social porque permiten aportar ideas, conocimiento por parte del entorno o sector al que se dirigen porque será este el que marcará las pautas o tendencias hacia dónde se mueve el sector. Estas pautas o tendencias que cambian constantemente, se suman a la idea de la empresa, a los objetivos de ésta.

Por tanto, la empresa debe sumar su marca personal, cuáles son sus objetivos, su misión, el sector al que se dirige, con su marca social, lo que opinan o aportan los demás. Es decir, de lo que se trata es de aglutinar el conocimiento a nivel documental para encontrar nuestra marca personal, aquello que nos define, con la marca social, la imagen o percepción que tienen de nosotros y su posible mejora.   

La importancia de llamarse ISO 30300

Durante mi último año de Máster, nos hablaron mucho de la ISO 30300 y de la importancia que conllevaba que fuera una ISO certificada, no de obligado cumplimiento pero si que otroga un reconocimiento a la empresa que la tiene.

La ISO 30300 es heredera de la ISO 15489 en casi todos sus aspectos. Entre sus novedades está la aportación del término conocimiento, dentro del lenguaje de la documentación o de la gestión documental. A mí me parece muy importante hablar de conocimiento y de gestión de la información porque entiendo que van muy unida a la documentación y abre un campo muy amplio e importante, acerca de qué y cómo se puede trabajar con la documentación.

Podríamos hablar de Márketing, de estudios y análisis de un sector estratégico a través de la documentación, elaborar un documento a través de 2 ó más personas, implantar acciones de interoperabilidad entre usarios. En definitiva, el término conocimiento abre un abanico de posibilidades en el campo de la gestión documental.

La gestión de la documentación y/o de la información es un sector en constante transformación. Hoy en día ya no sólo hablamos de información y de conocimiento, también incorporamos conceptos como transparencia, acceso y protección de datos, social media, marketing, marca personal entre otros muchos.

La ISO 30300 ha incorporado el concepto conocimiento y la importancia que tiene o debería tener para las empresas incorporar este certificado, no sólo por el conocimiento si no por muchos de los otros conceptos que he ido incorporando y que se van sumando a la gestión documental. No será importante si una empresa tiene más conocimiento o no, pero si tendrá valor aquellas empresas que sepan utilizar ese conocimiento y compartirlo, hacer que el conocimiento se pueda compartir, sume y sus beneficios puedan llegar a toda la sociedad.

Bibliotecas digitales

Una vez, buscando información sobre una empresa determinada, leí que utilizaban bibliotecas digitales de forma interna de cara a poder trabajar con la información y reutilizarla. Me pareció genial porque creo que el estudio y reutilización de la propia información para generar nuevos procesos es uno de los caminos del futuro.

La pregunta sería, en este caso, cómo construir bibliotecas digitales, o cómo hacer frente a una cantidad ingente de información, cuando de lo que se trata es de encontrar y consultar la información de forma rápida y precisa, pero también certera, no hay que olvidarse. Una cosa es ordenar la documentación y la información que contiene, y otra gestionar esa información. 

Las bibliotecas digitales se deberían construir cuando hay una conciencia clara de qué información se dispone en la empresa, sólo cuando se ha hecho un buen estudio documental es posible recopilarla o compilarla para hacer el trabajo y el acceso a la información más sencillo. Por tanto vendría a ser un complemento que facilita el acceso documental a cierta información. 

Cómo reutilizamos nuestra propia información? Qué categorías documentales son sensibles a que se pueda tratar con esa información, entendiendo que se les aplicará un sistema de acceso y seguridad a nivel documental para saber quién consulta la información y qué permisos tiene.

Entiendo que estas bibliotecas digitales se utilizan como herramienta de consulta a nivel interno, y que recopilan el conocimiento de un sector determinado, al que se dedique la empresa. La reutilización de esta información hace que se pueda generar nueva documentación o nuevos procesos de cara a mejora de procesos a nivel externo o de difusión interna a nivel empresarial.