Estructura informática y procesos

Hasta ahora sólo he dedicado un artículo a presentar mi Trabajo de Fin de Máster. En él, como podéis leer aquí, daba a conocer un proceso documental que pretendía simplificar la estructura documental aglutinando todos los formatos y facilitando el trabajo colaborativo, de cara a una mejor difusión y captación de la información.

Este era el proceso que presenté: 

En el artículo de hoy voy a introducir un elemento fundamental para garantizar la estructura documental. Se trata de la estructura informática. En el máster, nos repitieron hasta la saciedad que un gestor documental sin un informático, no es nada. Viene a ser como el diseñador y el sastre, el que hace el vestido.

Os voy a contar por qué no he hablado aún de programas informáticos. Porque creo que el proceso que he presentado es independiente de cualquier programa informático a nivel documental. Es decir, volviendo a la idea de diseñador y el sastre, el proceso documental se adapta a las circunstancias de la empresa, al sistema informático que tienen.

Por tanto, referido al proceso que presenté, una posible estructura informática adaptada al proceso sería esta:

Necesitamos una estructura informática compuesta de distintos programas que nos ayude a gestionar, buscar y ordenar la información en papel y a nivel documental. Esta estructura es independiente para gestionar el patrimonio documental, pero integrada a nivel de sistema dentro de la estructura informática de la empresa en cuanto a cuestiones de acceso, seguridad y preservación de la información. 

Precisamos de programas informáticos que digitalicen documentación en papel que está en malas condiciones para evitar su pérdida, así como tecnología que nos ayude a compartir la información entre diversos usuarios sin perder nuestra propia documentación, guardada en una carpeta dentro del departamento.

De cara a la difusión o captación de información, precisamos de elementos que nos ayuden a captar las diversas tendencias. Estos programas son externos, como las redes sociales, las herramientas que nos proporcionan estadísticas y datos, así como la tecnología móvil. 

El elemento común a todos estos programas es el acceso y la seguridad de los datos que tenemos almacenados. Es por eso que, necesitamos de un departamento informático que nos ayude a crear estrategias para poder preservar la documentación de forma simple y sin que suponga un problema de cara a poder encontrar la información.