Contenido y continente

Un día, una profesora de Máster nos dijo que una de las tareas del gestor documental es revisar y homogeneizar si es posible los formatos de bases de datos. Es decir, corregir faltas ortográficas si las hubiera, entre otras cosas. 

Yo creo que eso es rizar el rizo, y no es una función del gestor documental. Yo apuesto por la autenticidad del documento tal y como ha sido creado y/o compartido sin ninguna modificación, respetando la originalidad. A veces, queremos ser tan modernos y avanzados que rizamos demasiado el rizo. 

Hoy me voy a centrar en los roles que se asignan tanto al gestor documental como al usuario / trabajador de una empresa.

El acceso tanto para usuario como para gestor documental está dividido en los 3 ciclos de vida y es aplicable a todos los formatos. Conforme avanzamos en el ciclo de vida documental, los permisos de acceso quedan restringidos, a más confidencialidad, menos acceso, menor posibilidad de modificación o eliminación.

Por acceso total a la documentación, entendemos que el usuario que está autorizado puede ver el tipo de información en el que está trabajando y aquellos para los que está habilitado (leer, modificar) en el caso de la eliminación, sólo lo debería hacer con sus documentos propios no deberia tener esa función dentro del Sistema de Gestión Documental. 

El gestor documental, a diferencia del usuario, sí tiene acceso a la documentación de la empresa, requiere de todos los permisos posibles, y en su caso, sí puede eliminar documentación, previo aviso y pacto, tanto con la dirección como con el departamento en cuestión. En ningún caso, el gestor documental deberia modificar la documentación, todo contenido que no sea suyo. Puede modificar el título del documento, los metadatos, lo que llamaríamos el continente de la información, pero no el contenido, de ahí la anécdota que he contado al principio.