Transparencia

En estos últimos meses se habla mucho de transparencia, como una de las vías para atajar la corrupción. Los partidos políticos entienden que por transparencia se entiende mostrar documentación, por lo menos una parte.

Yo creo que la transparencia tiene muchas vertientes y que no consiste sólo en mostrar toda la documentación, porque creo que mostrarlo absolutamente todo no es transparencia, es acumulación, dispersión y saturación de información. Hay que mostrar sólamente aquello que es importante. Transparencia documental sí, pero no saturación.

La transparencia no sólo debe de ser de cara al ciudadano si no de cara a los propios trabajadores de una empresa. La transparencia se rige por la seguridad y el acceso a la información. Hay que suministrar permisos de acceso a la documentación que podrá ser total o parcial en función del departamento, pero hay información general acerca de la empresa (objetivos, visión de la empresa, mercado, líneas generales) que todos deben conocer para poder mostrarla mejor de cara al exterior.

La interoperabilidad y la mejora de procesos documentales es otra pata que lleva a la empresa a ser más transparente. La simplicidad de procesos documentales llevará a una innovación en los empresas, ésta será menos compleja y permitirá ser más transparente, o poder ayudar mejor al cliente.

Creo que no hay certificado de transparencia, pero debería de estar incluído en las recomendaciones de la ISO 30300.

Paralelismos

En el campo de la archivística y gestión documental, hay bastantes normas que hacen referencia a cómo tratar los archivos de la Administración Pública. En ellos se habla y se especifica su tratamiento archivístico.

Todas estas normas están pensadas para la Administración Pública pero también sirven de cara a la empresa privada porque tanto una como otra trabajan con documentación. Hay un apartado en la LAD (Llei d'Arxius i Documents) que hace referencia a los archivos privados. En ella se dice que deberán estar foliados y numerados, así como adjuntar una referencia de toda la documentación que se adjunta.

Esta referencia que a mí me parece básica, quizás por mi formación archivistica, no creo que se corresponda con la realidad en muchas empresas privadas. Probablemente porque hay demasiada documentación que no está ordenada, con lo cual es muy difícil poder llevar a cabo una clasificación y poder saber qué hay, qué es lo más importante a nivel documental y poder poner orden, porque como he dicho muchas veces, poner orden en la documentación es poner orden en el sistema de la empresa, ordenarse, saber qué somos y hacia dónde vamos.

La simplificación es clave en este momento, porque esta nos llevará a poder mostrar una mejor imagen hacia el exterior que será real y permitirá poder crear estructuras de captación y difusión de información hacia el exterior.

La mejora de la imagen empresarial pasa por la simplificación de estructuras. Tener la clave de los objetivos empresariales ayuda a la mejora de la marca personal, la diferencia.

Por dónde creo yo que pasa el futuro?

Simplificación de procesos, diferenciación empresarial y difusión (marca personal), cooperación a nivel interno y externo (las ideas de los demás ayudan a que la empresa se expanda. El objetivo no es crecer, es expandirse)

Mejora continua

En un proceso documental como el que propongo, hace falta un elemento que ayude a filtrar la información que se captura y con la que se trabaja de cara a poder mejorar procesos internos de trabajo y evaluación de la información que se captura o recibe desde el exterior. Este elemento de ayuda lo podemos llamar, mejora continua.

Tal y como estructuré el proceso, la mejora continua abarcaría desde la Gestión del conocimiento, pasando por el trabajo colaborativo, hasta el proceso de difusión de información, también podríamos denominar a este último, Social Media.

Si entendemos que este proceso de mejora continua empieza en la gestión del conocimiento, podríamos decir que el sistema de mejora contínua está pensado para la información activa, aquella con la que se trabaja.

Otra de las conclusiones que podríamos sacar, sería que este sistema de mejora de la información, ejerce de filtro documental con la finalidad de que la documentación que llegue al Sistema de Gestión Documental sea aquella que se requiere imprescindible en el momento en el que se hace la transferencia, eso no quita que con el paso del tiempo, se realicen revisiones periódicas de evaluación de la documentación existente.

Un sistema contínuo requiere como paso previa una buena estructura documental y una homologación de los distintos formatos documentales que existen dentro de la empresa. El por qué es simple, la mejora continua dentro de una organización ayuda a mejorar procesos documentales existentes, trabaja con la información que se genera independientemente del formato, recoge o captura información a través de Social Media y permite eliminar aquella información o documentación que no se considera válida antes que llegue al Sistema de Gestión Documental.

Gestión del conocimiento y gestión de la información

Hace un rato leía un debate acerca de estos 2 términos, son opuestos? parecidos? se pueden complementar?

Yo creo que gestión del conocimiento y gestión de la información van de la mano. Es evidente que no hablamos de lo mismo, son 2 términos distintos pero sí van a colación el uno con el otro y creo que los dos son imprescindibles para el buen manejo de la empresa a nivel documental.

Para mi, la gestión del conocimiento implica una gestión interna de nuestro propio conocimiento, tanto a nivel documental como el que tienen los trabajadores de la empresa. El buen manejo y orden la documentación, nos ayudará a tener una buena gestión del conocimiento en nuestra organización.

Una vez tengamos un sistema que nos ayude en la gestión del conocimiento y que capture, distribuya y permita trabajar con la documentación en cualquier soporte documental, podremos incorporar la gestión de la información.

Entiendo esta gestión como una captura externa de información que nos permite obtener más datos sobre nuestro entorno. Esta información requiere de una evaluación y un posterior trabajo que podría llevar a generar nuevos procesos documentales.

Por tanto, creo que las dos son necesarias dentro de una empresa. La primera porque nos aporta información propia, y la segunda porque aporta información que proviene del exterior y que nos puede ser útil. 

Marca personal (II)

El pasado jueves asistí a una charla sobre Personal branding, la llamada Marca personal. En ella decían que la marca personal es algo que todos llevamos dentro, si partimos de la base,y así lo creo yo también, que todos somos únicos y tenemos cualidades para explotar y vender a los demás.

Cuál es el truco? Diferenciarse de los demás a través de lo que tú sabes hacer, aquello que te diferencia.

En un mundo como el de hoy, tan globalizado, en el que casi todo es parecido, sólo cambia el nombre y el logotipo, necesitamos productos o marcas que sean diferentes la una de la otra aunque vendan lo mismo. Y cuál es la forma de diferenciarse a parte del logotipo y el nombre? Su marca personal, sus valores, objetivos.

Es decir, el logotipo no es sólo una marca determinada asociada a unos productos si no que va más allá. Me atrevería a decir que el personal branding pretende ser algo sencillo que recoja la esencia, los valores de la empresa, algo que sea fácil de transmitir a los demás, como si fuera un chip en el que insertáramos los distintos valores que queremos comunicar, algo fácil de descodificar de cara al entorno, que nos presenta a los demás.

Cómo conseguir o recoger esa esencia de valores y objetivos para transformarla en emblema? A partir de la propia documentación empresarial y del talento tanto interno como externo. Hoy ahondaré un poco en el talento interno.

El estudio y clasificación de la documentación interna de una empresa nos dará pistas sobre su historia, sus valores, cómo fue fundada, a qué se dedica, qué quiere transmitir. Este tipo de información es el ADN de la empresa y debería ser el vehículo transmisor de todo aquello que queramos difundir a los demás.

Este tipo de información (a qué nos dedicamos, cómo lo hacemos, a qué sector nos dirigimos....) hay que conocerla, tanto a nivel directivo como para el propio trabajador, es importante saber el qué y cómo, saber qué somos para poder dirigirnos a los demás.

Conocer nuestra propia marca personal, es conocernos a nosotros mismos y desplegar nuestras habilidades de forma sencilla y natural de forma que el entorno nos pueda captar y entienda lo que somos. Es un medio de transmisión y captura de la información más sencillo.

Contenido y continente

Un día, una profesora de Máster nos dijo que una de las tareas del gestor documental es revisar y homogeneizar si es posible los formatos de bases de datos. Es decir, corregir faltas ortográficas si las hubiera, entre otras cosas. 

Yo creo que eso es rizar el rizo, y no es una función del gestor documental. Yo apuesto por la autenticidad del documento tal y como ha sido creado y/o compartido sin ninguna modificación, respetando la originalidad. A veces, queremos ser tan modernos y avanzados que rizamos demasiado el rizo. 

Hoy me voy a centrar en los roles que se asignan tanto al gestor documental como al usuario / trabajador de una empresa.

El acceso tanto para usuario como para gestor documental está dividido en los 3 ciclos de vida y es aplicable a todos los formatos. Conforme avanzamos en el ciclo de vida documental, los permisos de acceso quedan restringidos, a más confidencialidad, menos acceso, menor posibilidad de modificación o eliminación.

Por acceso total a la documentación, entendemos que el usuario que está autorizado puede ver el tipo de información en el que está trabajando y aquellos para los que está habilitado (leer, modificar) en el caso de la eliminación, sólo lo debería hacer con sus documentos propios no deberia tener esa función dentro del Sistema de Gestión Documental. 

El gestor documental, a diferencia del usuario, sí tiene acceso a la documentación de la empresa, requiere de todos los permisos posibles, y en su caso, sí puede eliminar documentación, previo aviso y pacto, tanto con la dirección como con el departamento en cuestión. En ningún caso, el gestor documental deberia modificar la documentación, todo contenido que no sea suyo. Puede modificar el título del documento, los metadatos, lo que llamaríamos el continente de la información, pero no el contenido, de ahí la anécdota que he contado al principio.

Características del SGD

Hoy voy a enlazar con el post anterior, para explicar cuáles son para mí las principales caracterísiticas del ciclo de vida propuesto para la documentación en soporte papel y la que propone Jordi Serra para la documentación digital.

El Sistema de Gestión Documental, nos da la opción de poder agrupar diversos soportes documentales en un sólo gestor documental, y propicia que podamos aplicar las mismas políticas documentales tanto para soporte papel como para digital. Hay que tener en cuenta que podemos encontrarnos con la misma información en diversos soportes. En este caso, las políticas documentales a aplicar serían las mismas para los dos formatos.

El sistema de acceso y seguridad a nivel documental será el mismo para cada serie documental independientemente del soporte. Agrupar los diversos formatos documentales en un solo gestor ayuda a poder identificar las diversas series documentales que tiene la empresa y poder asignar un acceso y seguridad para cada usuario y/o departamento (No toda la empresa puede acceder y/o ver toda la documentación)

Un Sistema de Gestión Documental homogéneo pretende agrupar los diversos soportes documentales de tal forma que sea más fácil y simple poder gestionar la información. Los debería agrupar de esta forma:

• Soporte papel 
• Soporte digital
• Formatos digitales (audio, video, digitalización)

Las políticas documentales deberían ser aplicables para los diversos formatos y debería de estar preparado para albergar tecnología futura, es decir debería ser un sistema adaptable a nuevos formatos. Una de las consignas que persigue el Sistema de Gestión Documental, a parte de la accesibilidad, la integridad y la simplicidad, es la adaptabilidad a los nuevos procesos.

Gestión documental (II)

Una mejora del conocimiento documental, supone una mejora del objeto de la empresa (qué es?, a qué se dedica? qué quiere transmitir? qué piensan de ella?)

Sin un conocimiento propio de estos factores, es difícil poder hacer llegar el mensaje adecuado, en cualquiera de las dos direcciones: desde la empresa al entorno, y del entorno a la empresa. Si no llega o se difunde el mensaje adecuado, se pierde información, obetividad, competitividad dentro del sector. Ya que hoy en día, pérdida de información, equivale a pérdida en innovación y competitividad.

Cómo llegamos a obtener un buen conocimiento de la empresa? A través de la documentación generada y que se genera, eso es obvio. El problema con el que nos encontramos hoy en día es doble, por un lado, la ingesta documental severa que sufren la mayoría de empresas y que les impide tanto llegar a conocerse como poder encontrar la información adecuada.

Por otro lado, la llegada o incorporación de nuevos formatos digitales al entorno de trabajo empresarial enriquece en cuanto al ámbito de la información, pero complica la situación si no hay una clasificación homogénea a nivel documental que aglutine todos los formatos existentes.

Una forma de aglutinar formatos es la que propuso Jordi Serra a nivel digital. Yo propongo esta comparación para poder unificar los formatos:

La columna de la izquierda está pensada para clasificar la documentación en soporte papel. En la columna de la derecha, Jordi Serra propuso hacer lo mismo con la documentación a nivel digital. Este esquema lo único que propone es hacer una comparación y homologación de cara a poder trabajar con todo tipo de formatos.

De esta forma, deberíamos poder englobar todo tipo de documentación a nivel digital, ya sean digitalizaciones, conversión de formatos a microfilm o laser disc entre otros. 

Novedades

He añadido la pestaña "Experiencia profesional" al blog para que podáis conocerme un poco más a nivel profesional y sepáis cuál ha sido mi corta trayectoria hasta el momento. 

He intentado que fuera muy visual, remarcando aquello que considero que es más importante. Es decir, qué tipo de trabajo hacía y con qué función.

Gestión Documental (I)

Las empresas generan un volumen muy considerable de documentación en cualquier tipo de formato (papel, digital, video...). Hoy me centraré en la gestión de la documentación en papel:

En la mayoría de empresas se guarda o almacena mucha documentación en papel. En algunas se han hecho esfuerzos por catalogar la información, ya sea clasificándola por años o alfabéticamente. En muchos casos no se sabe qué hacer con tanta documentación, o ha llegado un punto en el que se hace muy difícil encontrar la información.

El Sistema de Gestión Documental ayuda a clasificar y organizar la información, toda la documentación existente en la empresa. No me voy a centrar en cómo clasificar la documentación porque cada empresa adapta su Sistema de Gestión Documental a su documentación, pero si voy a decir que es necesario clasificar la información en función de su utilidad o ciclo de vida

• Activa
• Semi activa
• Inactiva

En cualquiera de los tres ciclos de vida, la información es útil. El hecho de que haya documentación considerada inactiva no quiere decir que no sea importante, pero hay que resaltar que toda la información que se clasifica en estos tres ámbitos es porque ha sido considerada de utilidad. Clasificando la información sobre estos 3 campos, sabemos qué tipo de información es, cómo se puede consultar. 

Habría muchísimos más campos que comentar que se encuentran en un Sistema de Gestión Documental, como las políticas archivísticas que se aplican a los documentos (conservación, eliminación, retención...). Faltaría un campo que yo considero importante, y es que, en el Sistema de Gestión Documental habría que incorporar el campo del tratamiento de la documentación, porque se han dado casos de infoxicación documental, control de plagas que puedan afectar a la documentación.

Es muy necesario que las empresas simplifiquen sus procesos y conozcan la documentación que tienen, lo que son, y para eso es necesario que la conozcan y que la tengan clasificada, ordenada y preservada. 

Insisto mucho en que la simplicidad en la estructura documental lleva a un mejor conocimiento de la empresa, y con eso, una mejora de la marca personal  tanto en la propia empresa como fuera.

Estructura informática y procesos

Hasta ahora sólo he dedicado un artículo a presentar mi Trabajo de Fin de Máster. En él, como podéis leer aquí, daba a conocer un proceso documental que pretendía simplificar la estructura documental aglutinando todos los formatos y facilitando el trabajo colaborativo, de cara a una mejor difusión y captación de la información.

Este era el proceso que presenté: 

En el artículo de hoy voy a introducir un elemento fundamental para garantizar la estructura documental. Se trata de la estructura informática. En el máster, nos repitieron hasta la saciedad que un gestor documental sin un informático, no es nada. Viene a ser como el diseñador y el sastre, el que hace el vestido.

Os voy a contar por qué no he hablado aún de programas informáticos. Porque creo que el proceso que he presentado es independiente de cualquier programa informático a nivel documental. Es decir, volviendo a la idea de diseñador y el sastre, el proceso documental se adapta a las circunstancias de la empresa, al sistema informático que tienen.

Por tanto, referido al proceso que presenté, una posible estructura informática adaptada al proceso sería esta:

Necesitamos una estructura informática compuesta de distintos programas que nos ayude a gestionar, buscar y ordenar la información en papel y a nivel documental. Esta estructura es independiente para gestionar el patrimonio documental, pero integrada a nivel de sistema dentro de la estructura informática de la empresa en cuanto a cuestiones de acceso, seguridad y preservación de la información. 

Precisamos de programas informáticos que digitalicen documentación en papel que está en malas condiciones para evitar su pérdida, así como tecnología que nos ayude a compartir la información entre diversos usuarios sin perder nuestra propia documentación, guardada en una carpeta dentro del departamento.

De cara a la difusión o captación de información, precisamos de elementos que nos ayuden a captar las diversas tendencias. Estos programas son externos, como las redes sociales, las herramientas que nos proporcionan estadísticas y datos, así como la tecnología móvil. 

El elemento común a todos estos programas es el acceso y la seguridad de los datos que tenemos almacenados. Es por eso que, necesitamos de un departamento informático que nos ayude a crear estrategias para poder preservar la documentación de forma simple y sin que suponga un problema de cara a poder encontrar la información.

Empresa y familia

El pasado jueves asistí a la presentación del estudio "La importancia del rol de las mujeres en las organizaciones" a cargo de su autora, Irene Vázquez.

El estudio se enmarca dentro de las empresas dedicadas al sector del cava, en la comarca de Sant Sadurní d'Anoia, y refleja como a lo largo de la historia de las cuatro empresas estudiadas, las mujeres han tenido un papel fundamental dentro de esta área de negocio, ya sea gestionando o asesorando.

No les ha hecho falta tener estudios universitarios sobre este sector porque han crecido en él, han recogido los valores familiares y culturales que proporciona el entorno y los han adaptado a la elaboración del cava. Tal y como se dice en el estudio, ellos no fabrican cava, lo crían.

Estas empresas familiares, han aplicado los valores que les ha inculcado la familia a lo largo de muchas generaciones a la crianza del cava, con lo cual, han desarrollado una marca personal que se transfiere dentro del trabajo y fuera de él.

La gente reconoce la calidad de la marca no sólo por la calidad del producto, si no porque encuentra y identifica en él una serie de valores que son los que le aportan esa marca personal o identidad propia, la que los hace distintos.

Todas las empresas que ha estudiado Irene Vázquez, reflejan los mismos valores:

• Constancia
• Perseverancia
• Lugar, identidad, historia
• Familia y valores

Estos valores son los que se transfieren tanto a la empresa como fuera de ella y que hacen que el producto final sea sencillo, con una forma de trabajo simple y homogénea y unos valores materiales y personales aplicados al producto.

Este forma tan sencilla de trabajo, que se da en estas pequeñas empresas familiares, hace que la adaptabilidad a los nuevos tiempos sea más factible. Es más fácil poder captar nuevas tendencias o nuevos sectores a los que acceder.