El pasado mes de septiembre, presenté mi Trabajo de Fin de Máster, titulado: "La gestión del conocimiento aplicada al Sistema de Gestión Documental; Una propuesta de mejora del trabajo colaborativo y de difusión empresarial".
Lo que pretendía en este trabajo era estructurar un proceso documental que simplifique la estructura documental de la empresa, de tal manera que toda la documentación que se cree o se reciba tenga constancia dentro del Sistema de Gestión Documental.
La estructura quedaría de esta forma:
Es un proceso documental simple que requeriría de muchas matizaciones para cada una de las partes que forman este diseño. En artículos posteriores, iré matizando cada una de las partes.
Lo que pretendía en este trabajo era estructurar un proceso documental que simplifique la estructura documental de la empresa, de tal manera que toda la documentación que se cree o se reciba tenga constancia dentro del Sistema de Gestión Documental.
La estructura quedaría de esta forma:
El objetivo principal de esta estructura era la simplificación a nivel documental, unificar y simplificar la estructura documental existente en la empresa. El Sistema de Gestión Documental guarda y conoce toda la documentación de la empresa. La Gestión del conocimiento es la que ordena y controla la documentación activa, aquella sobre la que se está trabajando a nivel interno, y es la gestión del conocimiento la que evalúa la documentación activa antes de que llegue al Sistema de Gestión Documental.
El Trabajo colaborativo se entiende como un proceso de trabajo de la información creada desde la empresa, o de aquella que se recibe de forma externa. Habría que hablar y matizar mucho sobre herramientas de trabajo colaborativo que permiten compartir la información.
Un buen conocimiento de la documentación empresarial y unas buenas herramientas de trabajo colaborativo, permiten poder trabajar sobre la propia documentación, poder reutilizar la información o innovar para poder crear procesos nuevos que pueden ser reinvertidos en la propia empresa o aplicados de forma externa. Estos procesos de trabajo sobre la documentación requieren una mejora contínua, una evaluación continuada de la información.
El sistema debería ser abierto y permitir tanto la emisión como la recepción de información, es por esto que la mejora contínua trabaja sobre la información activa, independientemente del formato.
Este artículo sólo es una introducción a mi Trabajo de Fin de Máster, me he dejado muchos puntos por esclarecer y muchos temas por tratar como la introducción de metadatos, el sistema Cloud para la información digital entre muchas otras.
Como matización final, diría que este proceso intenta ahondar en la importancia del conocimiento documental para poder crear procesos nuevos a nivel de innovación.
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