Marca personal

Las seres humanos somos únicos, en teoría no hay ninguna persona  igual porque siempre hay alguna característica que nos diferencia de los demás. Llámese educación, cultura, país, genética, vivencias personales...

Las empresas cada vez más, buscan esa unicidad a la hora de contratar a alguien para un puesto técnico o de responsabilidad, ya no es sólo la experiencia profesional, el nivel académico, los idiomas, si no que además se suma la unicidad la originalidad, por qué decantarse por uno y no por otro cuando los dos tienen la misma experiencia profesional.

Si las empresas piden o buscan entre los candidatos esa marca personal, ese gesto de diferenciación. A nivel empresarial, los usuarios pedirán a las empresas esa marca personal, que expongan en ese diálogo que se establece entre empresa y usuario qué es aquello que les diferencia y les hace únicos respecto a los demás.

En este diálogo entre empresa y usuario, es importante que la propia empresa sepa lo que es, a qué se dedica, que tenga claros sus objetivos, aquellos por los que se fundó y con qué funciones. Aquí entra el factor documental, del que tanto he hablado, sólo teniendo en cuenta estos valores básicos como empresa, se puede establecer una relación más simple entre empresa y usuario, porque la empresa sabe lo que es, lo que quiere, hacia dónde se dirige y cómo puede captar la información que necesita.

La marca personal es global a mi entender, toda la empresa como ser único debe de conocer sus aspectos básicos (objetivos, historia....) a través de la difusión del conocimiento, a nivel interno y externo. Por un lado, para que el usuario pueda reconocer fácilmente el mensaje que difunde la empresa. Y por otro lado, para que la empresa pueda captar de una forma más sencilla y cercana los gustos o cambios en el entorno o sector en el que se mueve.

Un diálogo más simple entre empresa y usuario implica un mayor conocimiento de la empresa y del entorno, así como una cercanía, a parte de una adpatación tecnológica que permita poder captar información para poder analizar y trabajar a nivel interno.

Futuro

El futuro de la Gestión Documental pasa por la simplificación de estructuras, la innovación y el conocimiento.  Sólo de estas tres formas, las empresas podrán crecer, adaptándose a un entorno externo cambiante, tanto a nivel social como tecnológico.

Voy a intentar explicarme:

• Simplificación de estructuras o de procesos: Yo tenía un profesor en el Máster que decía que hay que saber cómo se hacen las cosas, cómo se estructuran los procesos, los llamados Manuales de procedimiento. Una vez sepamos cómo se hace y cómo funciona, es cuando, revisando el mismo proceso, se podrá mejorar y simplificar para hacerlo más eficiente.  El secreto radica en cómo el conocimiento de un proceso nos puede ayudar a simplificar una estructura de cara a poder mejorarla y ser más eficientes. 

• Conocimiento: Éste puede ser interno o externo, es decir, aquella información que utilizamos sólo a nivel interno y que puede servir para ayudar a mejorar procesos dentro de la propia empresa. Impartir conocimiento en otros departamentos de cara a mejorar la formación o invertir en nuevo conocimiento documental de cara al disfrute de la propia empresa (Bibliotecas digitales). Si habláramos de conocimiento a nivel externo, nos podríamos referir a la captación de información del exterior por parte de la empresa. Sobre el conocimiento adquirido, una vez evaluado, se puede trabajar para generar nuevo conocimiento.

• Innovar: Para mí, innovar es sinónimo de mejora de un producto, de una información. Esta innovación tiene que ser producto del trabajo interno de la propia empresa y de la documentación / información de la que se dispone y la que se recibe.

En definitiva, las empresas son como seres vivos, se mueven más rápido o más lento dependiendo de su simplicidad en su estructura, eso les permite conocerse mejor, y poder captar la información dentro de su entorno, conocer el sector en el que se mueven. La simplicidad y adaptación al entorno y a las nuevas tecnologías, moverán el futuro. 

Por tanto, yo creo que el futuro Sistema de Gestión Documental, deberá integrar todo tipo de formatos tecnológicos y estar abierto a posibles mejoras ya que la evolución tecnológica es constante.

Conocimiento y memoria

Hoy voy a contar una pequeña historia, acerca de cómo se puede conjugar el conocimiento y la memoria oral y/o fotográfica.

Un día estuve hablando con el gerente de un Hotel, y me decía que quería impulsarlo a través de las redes sociales (tienen página en Facebook) pero, quería darle un impulso a nivel social para que fuera más conocido y había pensado en hacer una fiesta de re-inauguración del Hotel, con gente vestida de la época, menús parecidos o idénticos a los que se sirvieron en ese momento, probablemente a principios del Siglo XX.

Pero para eso faltaba una cosa muy importante....Encontrar información acerca de cuándo se inauguró el Hotel y si había alguna instancia a nivel documental o fotográfico. Ante la evidencia que no consta información sobre cuándo se inauguró el Hotel, se me ocurrió una idea:

Ya que no sabemos cuándo se inauguró el Hotel, ni poseemos mucha información acerca de los primeros años, podemos intentar capturar información a través de la gente, de los visitantes, tanto los que se acercan al Hotel, como gente que pueda visitar la web.

Esto sería tan fácil como crear un enlace en la página web del sitio, Facebook o cualquier red social, y exponer la información que queremos capturar, en este caso queremos obtener información sobre un hotel, si alguien sabe o tiene información acerca de los primeros años de vida, ya sea a nivel documental o fotográfico.

Toda la información que se pueda recoger, estará parametrizada anteriormente, es decir, habremos definido en qué formato se recogerá esa información y cómo la vamos a trabajar. 

Habrá que tener en cuenta que la información que obtengamos tendrá que ser evaluada porque puede haber información falsa. Por otra parte, sobre la documentación fotográfica que pueda llegar, habrá que ver si hay derechos de autor sobre las fotografías que lleguen.

Qué podemos conseguir a través de estas iniciativas de captura de información a través de las redes sociales? Conseguir información adicional sobre algo que nos interesa conocer. A través del trabajo sobre la información podemos obtener nueva documentación que se puede traducir en estudios posteriores que podrán ser divulgados o en actividades lúdicas que se puedan ofrecer al público.

App's

Con la llegada de los smartphones, las app se han convertido en un elemento imprescindible para las empresas porque representa una forma senzilla (de cara al usuario) para darse a conocer y vender la mejor cara de la empresa. En pocas palabras, vender cercanía y comodidad.

Este tipo de herramientas, representan de cara al usuario una forma sencilla y cómoda de interactuar con la empresa, pero tecnológicamente no son sencillas en relación a diseño y programación. Las apps aportan cercanía al usuario, sencillez, están adaptadas a la persona que las usa. 

Aún queda mucho camino por recorrer en éste ámbito tecnológico. En un futuro no muy lejano, empezaremos a plantearnos, cómo manejar, organizar y distribuir, la información que llega desde este tipo de herramientas a las empresas y cómo pueden trabajar sobre ellas, de tal forma que la información que llegue por parte del usuario pueda ser evaluada y trabajada en el caso que fuera necesaria.

He elaborado un esquema en relación a cómo creo yo que debería estructurarse la información que se envía y se transfiere desde una aplicación móvil al usuario. La aplicación está diseñada en base a unos parámetros determinados, a gusto del consumidor, podríamos decir, en base a un estudio del cliente potencial o usuario que maneja la aplicación. 

A parte de diseñar la app, ésta también puede captar datos que permita registrar o captar aquella información que nos interesa saber por parte del usuario. Esta recogida de datos está diseñada o parametrizada en función del formato en el que trabajamos, para que pueda ser trabajada y evaluada posteriormente.

El manejo, estudio y evaluación de los datos, permite a la empresa poder adaptarse a las necesidades de los usuarios, o innovar en otros aspectos que no se habían planteado. Estas adaptaciones llegarán al usuario en forma de actualizaciones. 

Creo que el futuro está en estructurar procesos más simples, en la innovación y la adaptación al entorno.

Mi TFM (Introducción)

El pasado mes de septiembre, presenté mi Trabajo de Fin de Máster, titulado: "La gestión del conocimiento aplicada al Sistema de Gestión Documental; Una propuesta de mejora del trabajo colaborativo y de difusión empresarial".

Lo que pretendía en este trabajo era estructurar un proceso documental que simplifique la estructura documental de la empresa, de tal manera que toda la documentación que se cree o se reciba tenga constancia dentro del Sistema de Gestión Documental.

La estructura quedaría de esta forma:

Es un proceso documental simple que requeriría de muchas matizaciones para cada una de las partes que forman este diseño. En artículos posteriores, iré matizando cada una de las partes. 

El objetivo principal de esta estructura era la simplificación a nivel documental, unificar y simplificar la estructura documental existente en la empresa. El Sistema de Gestión Documental guarda y conoce toda la documentación de la empresa. La Gestión del conocimiento es la que ordena y controla la documentación activa, aquella sobre la que se está trabajando a nivel interno, y es la gestión del conocimiento la que evalúa la documentación activa antes de que llegue al Sistema de Gestión Documental.

El Trabajo colaborativo se entiende como un proceso de trabajo de la información creada desde la empresa, o de aquella que se recibe de forma externa. Habría que hablar y matizar mucho sobre herramientas de trabajo colaborativo que permiten compartir la información. 

Un buen conocimiento de la documentación empresarial y unas buenas herramientas de trabajo colaborativo, permiten poder trabajar sobre la propia documentación, poder reutilizar la información o innovar para poder crear procesos nuevos que pueden ser reinvertidos en la propia empresa o aplicados de forma externa. Estos procesos de trabajo sobre la documentación requieren una mejora contínua, una evaluación continuada de la información.

El sistema debería ser abierto y permitir tanto la emisión como la recepción de información, es por esto que la mejora contínua trabaja sobre la información activa, independientemente del formato. 

Este artículo sólo es una introducción a mi Trabajo de Fin de Máster, me he dejado muchos puntos por esclarecer y muchos temas por tratar como la introducción de metadatos, el sistema Cloud para la información digital entre muchas otras.  

Como matización final, diría que este proceso intenta ahondar en la importancia del conocimiento documental para poder crear procesos nuevos a nivel de innovación.